Como cadastrar NCM e unidade de movimentação no seu ERP

Por que este cadastro decide se a conferência funciona

Existe uma coisa sobre a nota fiscal eletrônica que quase ninguém sabe, e que explica por que a unidade quase nunca bate: o fornecedor não é obrigado a faturar na mesma unidade que você cadastrou. Ele fatura na grandeza que usa internamente — saco, barra, milheiro — e nenhuma norma o obriga a usar a sua. O que a SEFAZ valida é a unidade tributável, e essa tem tabela oficial por NCM.

Quando o fornecedor manda SC e o seu cadastro diz KG, ninguém errou. A SEFAZ valida apenas a unidade tributável e não tem nada a dizer sobre a comercial. A divergência de unidade não é falha do fornecedor nem sua: é o desenho da nota.

O que resolve isso do seu lado é uma coisa só: o fator de conversão cadastrado corretamente. Sem ele, toda conferência automática de quantidade trava, e alguém volta a converter de cabeça.

As duas coisas que todo mundo confunde

Unidade de medida é a métrica padrão do insumo, e só existe uma — metro, para tubo de PVC. Unidade de movimento são as variações que aparecem na nota, cada uma com o seu fator — barra, com fator 6,00, porque uma barra tem seis metros.

A unidade de medida é como a obra controla. A unidade de movimento é como o fornecedor entrega. O fator é a ponte entre as duas.

Errar o fator não gera erro visível: gera quantidade certa com número errado — e isso contamina de uma vez o custo unitário, o consumo apropriado à obra e o saldo do pedido de compra.

Sienge

Onde fica o NCM

No Sienge o campo não se chama NCM. Ele se chama Classificação Fiscal, aceita até 15 caracteres e faz referência ao Cadastro Nacional de Insumos. Quem procura por "NCM" no cadastro não encontra e conclui que o sistema não tem o campo. Tem.

Importação em massa: Engenharia › Exportações e Importações › Custos Unitários › Importações › Insumos, Serviços e Composições. A importação é incremental — soma aos existentes, não substitui a base.

Onde fica a unidade de movimento

Dois caminhos levam ao mesmo lugar: Engenharia › Custos Unitários › Insumos › Cadastros ou Suprimentos › Apoio › Insumos › Insumos das Obras › Cadastro.

As duas armadilhas do Sienge

1. Unidade de movimento e fator não entram na importação em massa. A importação carrega código, descrição, unidade de medida, preço, classificação fiscal e grupo. Não carrega unidade de movimento nem fator — são cadastro manual, insumo por insumo. Você importa dois mil insumos em minutos e continua sem a informação que faz a conferência tripla funcionar.

2. O fator de conversão não se propaga para as obras. Esta é a que mais dói. Segundo a documentação do próprio Sienge, as unidades de movimento são atualizadas apenas nas obras em situação ORÇAMENTO — e "o valor do fator de conversão não é atualizado do cadastro geral do insumo".

• Obra em orçamento: recebe a unidade de movimento nova.
• Obra em andamento: não recebe nada.
• O fator de conversão nunca é propagado, em nenhuma das duas situações.

Para corrigir o fator de um insumo numa obra em execução é preciso editar o cadastro daquele insumo, naquela obra. Obra por obra. É por isso que arrumar o cadastro geral e achar que resolveu é o erro mais comum — e o mais caro, porque dá a sensação de problema resolvido enquanto as obras em andamento seguem com o fator antigo.

UAU (Globaltec)

O NCM está entre os campos do cadastro de produtos, com o nome correto.

Alterar a unidade de um insumo: Obras › Ins. ger › Insumos Gerais › Unidade › Cadastro de Unidades. Os fatores ficam na tela Conversão de Unidades.

A diferença importante para quem vem do Sienge

No UAU, quando um insumo orçado em uma unidade tem a unidade trocada por outra — grama para quilo, por exemplo — o preço orçado é recalculado respeitando o fator cadastrado, desde que o tipo de grandeza seja compatível.

É o comportamento oposto ao do Sienge, onde o fator não se propaga. No UAU o fator age; no Sienge ele espera. Quem administra os dois precisa saber que a mesma ação tem efeito diferente em cada um.

TOTVS Construção — Obras e Projetos (linha RM)

O campo que quase todo mundo deixa em branco

No cadastro de NCM da linha RM existem dois campos: o código de 8 dígitos e um campo separado de exceção de NCM, com 2 dígitos. A exceção é o que diferencia tratamentos tributários dentro do mesmo código — deixá-la errada ou vazia produz classificação incompleta sem nenhum aviso.

A regra de unidade que trava a associação

Para associar um produto a um insumo, os dois precisam ter a mesma unidade de medida. Não é recomendação: é condição.

E há um pré-requisito antes disso: o projeto precisa estar integrado ao Núcleo, senão a aba de produtos permanece inativa. A integração se liga em Parâmetros do Projeto (F6) › aba Integração › Suprimentos/Faturamento › Geral, marcando Integrado com Suprimentos/Faturamento.

Mega (Senior)

A validação do Mega vai na direção contrária à do TOTVS: a unidade principal deve necessariamente ser diferente da unidade de compra ou de venda, e o fator de conversão precisa ser positivo.

Vale registrar o contraste, porque ele derruba quem administra os dois sistemas: o TOTVS exige que as unidades sejam iguais para associar; o Mega exige que sejam diferentes para cadastrar. A mesma intuição produz erro em um dos dois.

MXM

A MXM não publica documentação aberta do cadastro de insumo. Não vamos escrever caminho de menu que não conseguimos verificar — o caminho aqui é o suporte do fabricante.

Vale para qualquer ERP

• Procure o campo de classificação fiscal no cadastro do item — ele pode não se chamar NCM.
• Procure onde ficam as unidades alternativas e o fator de conversão, que raramente estão na mesma tela.
• E teste a propagação: altere um fator no cadastro geral e confira se ele chegou numa obra em execução. Essa é a pergunta que separa um sistema do outro, e a resposta quase nunca está no manual.

O checklist antes de começar

1. Levante os insumos que mais aparecem em nota, não a base inteira. A curva costuma ser curta: poucos itens respondem pela maioria dos documentos.
2. Para cada um, descubra a unidade que o fornecedor usa na nota — não a que você imagina. Olhe uma nota real.
3. Cadastre a unidade de movimento com o fator, e confira a casa decimal. Fator 6 e fator 6,00 são iguais; 6 e 0,6 não.
4. Se o insumo já está em obra em andamento, corrija na obra também. No Sienge isso não vem de graça.
5. Confirme a classificação fiscal contra a tabela oficial. O NCM da nota é responsabilidade do fornecedor; o do seu cadastro é sua — e é contra ele que a conferência compara.