Divergência entre nota fiscal e pedido de compra: o que fazer quando a nota não bate

O caminhão foi embora, o material está no canteiro e a nota não bate com o pedido. O valor veio maior, a quantidade veio menor ou a unidade não é a mesma que está no cadastro do insumo. A divergência entre nota fiscal e pedido de compra costuma ser tratada como incidente do dia, resolvida no telefone com o fornecedor, e esquecida até a próxima.

Ela não é incidente. Em obra com volume, é rotina estatística, e há um indício claro disso vindo de quem menos teria interesse em dramatizar o assunto: a documentação de implantação do Sienge lista o percentual de NF-e com divergência entre os indicadores a acompanhar no uso diário. Percentual de acompanhamento é a definição de algo recorrente. Ninguém cria indicador para acidente raro.

Se é rotina, o erro não é a divergência existir. O erro é ela ser descoberta no fechamento, quando o título já foi gerado, e não na entrega, quando ainda havia o que fazer.

As três divergências que mais aparecem

Preço acima do negociado

O pedido registrou um preço unitário e a nota veio com outro. Reajuste aplicado sem aviso, tabela nova, frete embutido no item em vez de destacado. A diferença por unidade parece pequena e por isso passa. Multiplicada pela carga de um caminhão, e repetida ao longo de uma obra, ela deixa de ser pequena.

Quantidade faturada diferente da entregue

O pedido era de cinco, a nota trouxe três. Pode ser entrega parcial combinada, e nesse caso o saldo do pedido continua aberto e está tudo certo. Pode ser falta de produto no fornecedor, mudança de escopo ou faturamento adiantado de algo que ainda não saiu. Os três cenários se parecem quando se olha só o papel, e se diferenciam quando se olha o que entrou no canteiro.

Unidade e descrição que não são as do pedido

Esta é a mais traiçoeira, porque não parece divergência: parece conversão. O cimento é vendido em saco e comprado em unidade. O ferro é pedido em barra e faturado em quilo. A tinta vem em galão e o pedido está em litro. Some a isso a descrição, que raramente é igual nos dois documentos, porque cada fornecedor nomeia o item do seu jeito e às vezes quebra em linhas que o pedido tratava como uma só.

Quando a conversão é feita de cabeça e a equivalência de descrição é decidida no olho, o erro entra sem alarme e contamina de uma vez o custo unitário, o consumo apropriado e o saldo do pedido. Vale notar que esta dor não é de um sistema específico: centrais de ajuda de ERPs concorrentes têm artigos quase idênticos sobre conversão de unidade na entrada da nota, o que mostra que o problema é do ciclo, e não do produto.

Por que a divergência entre nota fiscal e pedido de compra custa mais caro depois do lançamento

Enquanto a nota não foi lançada, a divergência é uma conversa. Depois que ela foi lançada, é um encadeamento.

• O título de pagamento já existe, e talvez já tenha entrado na previsão da semana
• O custo já foi apropriado à obra e ao centro de custo, e o realizado do mês já conta com ele
• O saldo do pedido de compra já mudou, e quem for comprar o complemento parte de um número errado
• Desfazer um lançamento tem regra e encadeamento em qualquer ERP, e quase sempre exige que nada tenha acontecido depois dele

É por isso que a correção tardia consome mais gente do que a prevenção. Um desvio encontrado na entrega envolve duas pessoas e um telefonema. O mesmo desvio encontrado no fechamento envolve fiscal, compras, financeiro e obra, todos reconstruindo uma decisão que ninguém registrou na hora.

O que fazer quando a nota não bate com o pedido

Vale ter os quatro caminhos escritos antes de precisar deles, porque o pior momento para definir política é o momento em que o caminhão está no portão.

• Aceitar dentro da tolerância. Diferenças pequenas de arredondamento ou de conversão podem ter faixa aceitável definida pela construtora. O que não pode é a faixa existir só na cabeça de quem lança, variando por pessoa e por obra.
• Tratar como entrega parcial. Se chegou menos do que foi pedido e isso era esperado, a nota entra pela quantidade que chegou e o saldo do pedido permanece aberto e visível. O saldo deve ser consequência do que foi recebido, e não um ajuste manual de quem está com a tela aberta.
• Devolver a divergência ao fornecedor. Preço acima do negociado sem justificativa e quantidade faturada acima da entregue são casos de correção na origem. Quanto mais perto da entrega, mais fácil é ganhar essa conversa.
• Escalar para decisão de alçada. Quando a diferença é relevante ou muda a natureza do pedido, alguém precisa decidir com nome e hora registrados. Decisão de exceção sem registro é o que transforma auditoria em arqueologia.

Onde a divergência entre nota fiscal e pedido de compra deveria aparecer

A pergunta prática não é o que fazer com a nota divergente, é quando descobrir que ela é divergente. Comparar pedido, nota e recebimento físico é uma conferência conhecida e tem nome: se você quer entender o mecanismo em detalhe, o a conferência tripla explicada passo a passo cobre o assunto por inteiro.

O que interessa aqui é o momento. Feita na mão, essa comparação só fecha quando alguém tem tempo de fechá-la, e o tempo costuma aparecer depois do lançamento. Feita por regra, na Camada de validação antes do ERP, ela fecha na chegada do documento: preço, quantidade e unidade são comparados com o pedido, e a confirmação de quem está na obra diz o que realmente entrou. Um detalhe importante sobre esse papel: quem está no canteiro confirma que o material pedido chegou, não confere a nota. A conferência documental é da regra.

Sobre a conversão de unidade, a ressalva honesta: ela funciona quando as unidades de movimentação estão cadastradas no ERP, com os fatores de conversão. Esse cadastro é da construtora, e ele é o degrau que separa uma regra que resolve de uma regra que fica caindo em exceção.

O que muda na recepção de notas quando a conferência vem antes

A diferença aparece na fila. Sem validação prévia, o time abre todas as notas para achar as poucas com problema. Com validação prévia, ele recebe só as que não fecharam, cada uma com o desvio já nomeado: preço acima do pedido, quantidade menor que a faturada, unidade divergente do cadastro. A pessoa entra na história já sabendo o que decidir.

Nenhum ERP valida a origem do dado que recebe. Ele registra com fidelidade o que lhe entregam. A divergência não é falha de registro: é falha de conferência, e conferência tem hora certa, que é antes.

Um jeito simples de medir isso na sua obra

Antes de mudar processo, meça. Pegue as notas de material de um mês e responda a três perguntas: em quantas o preço unitário diferiu do pedido, em quantas a quantidade faturada diferiu da recebida e em quantas houve conversão de unidade. Depois responda a uma quarta, que é a que dói: quantas dessas divergências foram descobertas antes do lançamento.

Se a resposta da quarta pergunta for baixa, o problema da sua operação não é a quantidade de divergência. É o momento em que ela aparece. Vale também olhar os erros mais caros no lançamento de notas fiscais, porque vários deles começam exatamente como uma divergência que ninguém tratou a tempo.

Perguntas frequentes