Conferência tripla: pedido, nota e recebimento
Conferência tripla é a conferência automática entre o pedido de compra, a nota fiscal e o recebimento físico na obra, feita antes do lançamento no ERP.
Conferir depois do lançamento é estorno
Quando a nota entra no ERP e só depois alguém percebe que a quantidade não bate, o caminho de volta é longo: estorno do título, novo lançamento, conversa com o fornecedor e, às vezes, pagamento já efetuado.
O problema não é a falta de conferência — é a ordem. Conferir antes do lançamento custa a mesma atenção e evita todo o retrabalho.
Os três pontos
A conferência tripla confronta os três. Quando batem, o documento segue para o ERP já conferido; quando um diverge, a nota é retida com o motivo apontado e não vira título.
O pedido
Diz o que foi combinado: item, quantidade, unidade, preço e saldo.
A nota
Diz o que o fornecedor faturou.
O recebimento
Diz o que chegou de fato no canteiro, confirmado por quem recebeu.
A conferência é item a item, não por total
Comparar o valor total da nota com o do pedido fecha em casos que não deveriam fechar: dois itens com erro em sentidos opostos se anulam no total. Por isso o confronto desce ao item, e cada linha da nota é comparada com a linha correspondente do pedido.
O item é o mesmo?
A descrição do fornecedor quase nunca é a do seu cadastro. O reconhecimento considera descrição, unidade, quantidade e preço em conjunto, não só o texto. Não achando correspondência, a linha vira ITEM NAO IDENTIFICADO NO PEDIDO.
A unidade é a mesma?
Se o fornecedor faturou em unidade diferente da do pedido, entra o fator de conversão cadastrado no insumo. Sem fator cadastrado, a linha para em Unidade de Medida divergente — nunca é aprovada por aproximação.
A quantidade cabe no saldo?
Convertida a unidade, a quantidade faturada é comparada ao que ainda resta daquele item no pedido, não ao pedido inteiro. Acima do saldo, PEDIDO SALDO.
O preço unitário está na tolerância?
A diferença contra o preço do pedido é medida por item, contra a tolerância que a construtora parametriza no ERP. Fora dela, a nota é retida com os dois valores lado a lado.
O pedido permite faturar?
Antes de somar qualquer coisa: se o pedido está autorizado, aprovado e não totalmente atendido. Daí saem PEDIDO NAO AUTORIZADO, PEDIDO DESAPROVADO e PEDIDO TOTALMENTE ENTREGUE.
O que chegou bate com o faturado?
Fecha o terceiro ponto: a quantidade que o almoxarife confirmou no canteiro, por item, contra a quantidade da nota.
Só depois das linhas fecharem é que o documento é visto como um todo — valor total contra o do pedido, que é a regra VALOR DA NF MAIOR VALOR DO PEDIDO, e CFOP, para separar remessa e devolução do que gera título.
O pedido tem 30 unidades, a nota fatura 30 e o almoxarife confirma 28 recebidas. A nota é retida: o que chegou não é o que está sendo cobrado. No total ela fechava.
Conferência tripla: pedido, nota e recebimento
A conferência comum olha a nota contra o pedido, em duas pontas, e normalmente por total. A conferência tripla compara item a item e acrescenta o terceiro ponto, que é o recebimento físico confirmado na obra — o único que prova que o material chegou.
Quem recebe no canteiro, pelo aplicativo do almoxarife, no momento da entrega. É a única etapa do fluxo que exige uma pessoa.
A nota é retida com o motivo escrito e encaminhada a quem pode resolver — suprimentos, fiscal ou obra, conforme o tipo de divergência. Ela não entra no ERP enquanto a pendência existir.
Quanto disso acontece na sua operação hoje?
Trinta minutos para mostrar por onde a nota entra na sua construtora e onde a conferência entraria.
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