Saldo, preço e situação do pedido
A conferência confronta a nota com a situação real do pedido de compra: se ele está autorizado, se ainda tem saldo, se o valor cobrado cabe no que foi combinado e se o preço unitário está dentro da tolerância definida pela construtora.
A nota pode estar formalmente perfeita e mesmo assim não dever ser paga
Uma nota autorizada pela SEFAZ, com dados corretos e fornecedor idôneo, ainda pode cobrar por um pedido já totalmente entregue, por um pedido que ninguém autorizou, ou por quantidade acima do saldo que restava.
Nenhuma dessas situações é erro de documento. São erros de processo, e só aparecem quando alguém cruza a nota com o estado do pedido naquele momento.
O que é verificado
A tolerância de preço é configurável, porque cada empresa decide o quanto aceita. Acima dela, a nota é retida e segue para suprimentos com o número da diferença escrito.
Situação do pedido
Se está autorizado, aprovado e se já foi totalmente atendido: PEDIDO NAO AUTORIZADO, PEDIDO DESAPROVADO, PEDIDO TOTALMENTE ENTREGUE.
Saldo
Se a quantidade faturada cabe no que ainda resta daquele insumo: PEDIDO SALDO.
Valor
Se o total da nota não excede o do pedido: VALOR DA NF MAIOR VALOR DO PEDIDO.
Preço unitário
Se a diferença em relação ao pedido está dentro da tolerância que a construtora definir.
Preço unitário da nota em R$ 16,31 contra R$ 22,43 no pedido, com tolerância de 5%. A quantidade está certa e o saldo comporta, mas a diferença de preço ultrapassa o limite: a nota é separada antes do lançamento.
Saldo, preço e situação do pedido
A construtora. O percentual é configurável por operação, e acima dele a nota é retida em vez de aprovada.
Ela é retida com esse motivo. É uma das situações em que a nota está correta como documento e ainda assim não deveria gerar título.
Ela impede que o documento vire título antes de a divergência ser resolvida. O que não passa na conferência não chega ao contas a pagar.
Quanto disso acontece na sua operação hoje?
Trinta minutos para mostrar por onde a nota entra na sua construtora e onde a conferência entraria.
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