Validação de nota fiscal
Validar uma nota é conferir, antes de ela virar título a pagar, se o que ela diz corresponde ao que foi comprado e ao que de fato chegou. Esta página explica o que se confere, em que ordem, e o que acontece com o que não bate.
Validar não é a mesma coisa que receber, nem que aprovar
As três palavras circulam como sinônimo e não são. Receber é registrar que o documento chegou. Aprovar é alguém assumir, com o próprio nome, que aquele gasto era esperado. Validar é a etapa do meio, e é a única que se faz por regra: comparar dado com dado, item a item.
A nota recepcionada no ERP não foi conferida — foi apenas registrada. É por isso que a divergência costuma aparecer depois, quando o título já existe.
O que se confere numa nota
Não é um carimbo só. São conferências diferentes, que falham por motivos diferentes:
Item, quantidade, preço unitário e condição de pagamento batem com o que foi comprado? O preço está dentro da tolerância acordada?
O que a nota cobra é o que chegou na obra? Quem recebeu, em que data, e houve divergência de quantidade?
O fornecedor fatura na unidade dele e a obra controla na dela. Sem o fator de conversão, a quantidade certa vira número errado.
NCM e CFOP corretos para o insumo. A classificação errada entra na regra tributária errada, e o erro não aparece como erro.
Em serviço, a retenção devida depende do prestador, do tipo de serviço e do município. Não existe tabela fixa para conferir.
Serviço tem contrato e medição; material tem pedido. Nota sem lastro é pagamento sem origem rastreável.
A ordem importa mais que a lista
Conferir depois do lançamento não é conferir — é auditar. O documento já virou título, já virou custo apropriado à obra e já entrou na apuração. Corrigir a partir dali significa estorno, ajuste retroativo e retrabalho de fechamento.
A validação só decide alguma coisa quando acontece entre a chegada da nota e o lançamento no ERP. É a última janela em que ainda dá para devolver um documento ao fornecedor sem custo.
O que fazer com o que não bate
A pergunta que decide se um processo de validação funciona não é "o que fazer quando bate" — é o que acontece com o que não bate. Se a divergência vira e-mail, ela se perde. Se vira exceção registrada, com motivo escrito e dono, ela vira trabalho que alguém termina.
Por que isso não escala no braço
Numa obra, alguém levanta e confere. Em dezenas simultâneas, não é que a conferência fique difícil — é que ela deixa de acontecer, porque as três informações que a sustentam moram em lugares que não conversam: o pedido está no ERP, a nota chegou por e-mail ou pela SEFAZ, e a confirmação da entrega está num canhoto que ainda não saiu do canteiro.
A OnSAC é a camada de validação entre os fornecedores e o ERP. A nota é capturada de onde estiver, amarrada ao pedido de compra, conferida item a item contra o que foi recebido na obra, e só então lançada. O que não fecha fica retido, com o motivo escrito, antes de o título existir. No Grupo OAD, 98% dos lançamentos passaram a ser automáticos.
Dúvidas sobre validação de nota fiscal
É a conferência do documento antes de ele ser lançado no ERP: comparar o que a nota diz com o que foi pedido e com o que de fato chegou. Envolve item, quantidade, preço, unidade de medida, classificação fiscal e retenção. Não se confunde com recepcionar a nota, que é só registrar a chegada, nem com aprovar, que é a decisão de pagar.
Recepcionar é registrar que o documento chegou e existe. Validar é verificar se o conteúdo dele corresponde à realidade da compra e da entrega. Uma nota recepcionada no ERP não foi conferida — e é por isso que a divergência costuma aparecer só no fechamento, quando o título já foi gerado.
É comparar três fontes que precisam dizer a mesma coisa: o pedido de compra, o recebimento físico na obra e a nota fiscal. Quando as três fecham, o documento pode virar título. Quando não fecham, existe uma divergência que precisa de decisão — e o valor do processo está em achá-la antes do lançamento, não depois.
Porque o fornecedor fatura na unidade que ele usa e a obra controla na unidade que faz sentido para ela. Cimento comprado em unidade chega em sacaria; areia comprada em tonelada chega em metro cúbico. Nenhuma norma obriga o fornecedor a usar a sua unidade — o que liga as duas é o fator de conversão cadastrado no insumo.
Sim, e é o desenho usual. A validação acontece numa camada anterior ao ERP: o documento é conferido antes e só entra no sistema já validado. O ERP continua sendo o ERP — ele recebe o lançamento pronto, com o pedido amarrado e os impostos apropriados.
A conferência documental é tarefa de regra, não de pessoa — comparar preço com preço e quantidade com quantidade pode ser feito por sistema. O que exige gente é a confirmação de que o material chegou, feita por quem está no canteiro, e a aprovação do gasto, que é de quem responde pela obra ou pelo contrato.