NF Check-in: as 10 etapas que levam uma nota fiscal do canteiro ao ERP sem nenhuma digitação

Em teoria, o processo de recebimento de notas fiscais é simples: a nota chega, é conferida, é lançada no ERP e o título de pagamento é gerado. Na prática, cada uma dessas etapas envolve pessoas, decisões, digitação manual e muitas oportunidades de erro.

O NF Check-in da OnSAC foi desenhado para que o processo de fato funcione como deveria — automaticamente, rastreado e sem depender de ninguém para executar as tarefas rotineiras. O time humano aparece apenas nos três pontos em que julgamento humano é necessário.

Por que digitalizar não é o mesmo que automatizar

Muitas construtoras acreditam que "já são digitais" porque usam o ERP e recebem XMLs. Mas receber o XML por e-mail e lançá-lo manualmente no sistema não é automação — é digitação de outro formato. A diferença está em quem executa cada etapa:

• Digitalização: os dados existem em formato digital, mas alguém ainda precisa movê-los, conferí-los e lançá-los
• Automação: o sistema executa cada etapa com base em regras, sem intervenção humana

As 10 etapas do NF Check-in

Etapa 1 — Captura Automática

Antes mesmo de o caminhão sair do fornecedor, o NF Check-in já capturou a nota fiscal. O sistema está pronto para buscar a nota em qualquer origem: direto do ERP da construtora, da Base Nacional, da SEFAZ ou do Portal Nacional da NFS-e, com o certificado digital da obra. Por qualquer uma delas, cada NF-e e NFS-e emitida contra o CNPJ da empresa é baixada sozinha. Zero e-mail. Zero portal de prefeitura. Zero solicitação ao fornecedor.

Etapa 2 — Pedido Reverso Inteligente

Em uma fração significativa das notas, o fornecedor não informa o número do pedido de compra. No processo tradicional, isso paralisa o lançamento até que alguém localize o pedido manualmente. No NF Check-in, a IA busca automaticamente o pedido correspondente no ERP usando os dados disponíveis: CNPJ do fornecedor, itens, valores, obra e data. O processo segue sem interrupção.

Etapa 3 — Enriquecimento de Dados

Com a nota capturada e o pedido localizado, o sistema cruza as informações dos dois documentos e monta um registro completo: obra, centro de custo, fornecedor, itens, valores, impostos. Tudo centralizado em um único lugar, pronto para a validação.

Etapa 4 — Validação com IA

A IA compara a nota fiscal com o pedido de compra campo a campo: preço unitário, quantidade, unidade de medida, CNPJ do fornecedor, obra. Cada divergência é identificada, classificada por tipo e severidade, e encaminhada para o responsável. Nada que não esteja em conformidade segue para a próxima etapa.

Etapa 5 — Separação de Arquivos

Nem todo documento que chega é uma nota de compra. Remessas, devoluções, notas complementares — o sistema identifica automaticamente o tipo de cada documento e o distribui na aba correta. Fim das notas de remessa entrando no fluxo de pagamento por engano.

Etapa 6 — Confirmação do Almoxarife

Este é o primeiro ponto de interação humana — e intencionalmente o único no canteiro. O almoxarife acessa o portal e confirma o recebimento físico: o que chegou, em qual quantidade e em qual condição. Essa confirmação é a âncora da conferência tripla.

Etapa 7 — Avaliação do Fornecedor

No mesmo momento da confirmação, o almoxarife avalia o fornecedor: prazo de entrega, qualidade do material, conformidade com o pedido. Esse histórico alimenta o IQF (Índice de Qualidade do Fornecedor) e apoia decisões futuras de compra — sem planilhas paralelas.

Etapa 8 — Anexo de Documentos

Antes de gerar o título, o sistema exige a anexação dos documentos obrigatórios: boleto, comprovante de entrega, laudos técnicos, contratos. Cada documento é vinculado à nota e ao título, acessível de qualquer lugar a qualquer momento.

Etapa 9 — Tipo e Condição de Pagamento

O financeiro define o tipo de pagamento de cada parcela: à vista, parcelado, boleto, transferência. Essa definição acontece antes da geração do título, garantindo que o contas a pagar receba a informação correta desde o início — sem corrigir lançamentos depois.

Etapa 10 — Geração Automática do Título no ERP

Com as nove etapas anteriores concluídas, o NF Check-in gera o título automaticamente no ERP — Sienge, Mega, Senior, SAP Business One, TOTVS ou MXM. Com todos os dados corretos, todos os documentos anexados e todas as validações realizadas. O financeiro não lança: recebe.

Resultado no Grupo OAD: 98% automático

"O processo que antes consumia horas da nossa equipe passou a rodar em segundo plano. O time parou de lançar e começou a analisar." — Grupo OAD, Florianópolis · SC

Após 3 anos com o NF Check-in, o Grupo OAD atingiu 98% de lançamentos processados automaticamente. Os 2% restantes são as exceções que requerem julgamento — e é exatamente para isso que existe o time financeiro.