Automatizar o lançamento de nota fiscal: o que dá, o que não dá e por que a diferença importa

Quem procura automatizar o lançamento de nota fiscal normalmente começa pelo lugar mais visível do problema: a digitação. É compreensível. Cadastrar uma nota de compra na mão, em qualquer ERP, pede tipo de documento, número, série, fornecedor, empresa, datas, obra, insumo, quantidade, unidade, preço, descontos, centro de custo, apropriação e as parcelas do título. É muita tela para um documento só.

Só que digitação é a parte barata. O tempo real do processo não está no teclado, está nas paradas. Automatizar o lançamento de nota fiscal, feito direito, é eliminar as paradas, não acelerar a digitação.

Automatizar o lançamento de nota fiscal não é digitar mais rápido

Observe uma nota atravessando o processo e conte quantas vezes ela para esperando uma pessoa decidir alguma coisa. A conta costuma dar quatro.

• Achar o pedido. O campo do XML que carrega o número do pedido é preenchido pelo emissor, não pelo destinatário. Quando ele vem vazio, alguém abre a lista de pedidos daquele fornecedor e procura o que corresponde. Esta é, de longe, a parada mais cara.
• Conferir a unidade. O fornecedor fatura em tonelada e o insumo está cadastrado em quilo. O cimento é vendido em saco e comprado em unidade. A tinta vem em galão e o pedido está em litro. Alguém precisa saber a conversão e aplicá-la sem errar.
• Conferir preço e quantidade. O preço unitário bate com o negociado? A quantidade faturada é a que chegou, ou veio entrega parcial? Comparar item a item, na tela, antes de salvar, é trabalho mecânico feito por gente.
• Confirmar que chegou. A nota diz que o material foi entregue. Quem viu a descarga é outra pessoa, geralmente em outra cidade, e nem sempre ela foi consultada antes de o título ser gerado.

Essas quatro paradas explicam por que o lançamento demora mesmo quando o time é bom. Não é falta de velocidade: é excesso de decisão manual empilhada num ponto único do processo.

O que dá para automatizar na recepção de notas

As quatro decisões acima têm uma característica em comum: todas são comparações entre dados que a construtora já tem. Isso as torna automatizáveis, e é o que uma Camada de validação antes do ERP faz.

A nota não é digitada, é capturada

A nota é baixada de onde estiver: direto do ERP da construtora, da Base Nacional, da SEFAZ ou do Portal Nacional da NFS-e, que hoje concentra +95% das prefeituras — o que resolve o caso clássico do prestador de outro município que nunca envia o arquivo. Por qualquer dessas origens, ninguém precisa perseguir anexo em e-mail.

O pedido é encontrado pelos itens, não pelo número

Quando o número do pedido não veio na nota, a correlação é feita pelo conteúdo: fornecedor, itens, quantidades e valores são comparados com os pedidos em aberto até o correspondente aparecer. É o Pedido Reverso, e ele existe justamente porque essa era a parada mais longa.

A conferência é uma regra, não uma leitura de tela

Quantidade, unidade de medida e preço unitário são comparados com o pedido automaticamente. Vale a ressalva honesta: a conversão automática de unidade depende de as unidades de movimentação estarem cadastradas no ERP, e esse cadastro é da construtora. Feito isso, o que uma pessoa faz olhando linha por linha, e às vezes deixa passar, a regra faz sempre igual.

O recebimento entra como dado

A confirmação do canteiro é registrada no celular, no momento da descarga, e fecha a comparação entre pedido, nota e recebimento. Note o limite do papel: quem está na obra confirma que o material pedido chegou, não confere a nota. Sem essa terceira ponta, automatizar seria apenas registrar mais rápido aquilo que ninguém verificou.

Quando as quatro etapas fecham, a nota entra no ERP já conferida e o título é gerado sem intervenção. No Grupo OAD, 98% dos lançamentos acontecem assim, sem toque humano.

O que não dá para automatizar, e nem deveria

Automação honesta precisa dizer onde para. Três situações continuam sendo decisão de gente, e a razão é sempre a mesma: elas não são comparação de dados, são política da empresa.

• Aceitar ou recusar uma divergência. A regra encontra que o preço veio acima do pedido. Se isso é aceitável, se vira negociação com o fornecedor ou se a nota é devolvida, é decisão de suprimentos.
• Faturamento por terceiro. O pedido foi para o fornecedor A e a nota veio da filial ou de um parceiro dele. A correlação por itens encontra o pedido mesmo assim, mas aceitar esse faturamento é política de compras, não função de software.
• Aprovação da obra. Quando a construtora exige que o gestor confirme que aquele material era mesmo para aquela frente de serviço, essa é uma decisão de alçada, com nome e hora. Ela deve ser registrada, não eliminada.

E vale marcar o que está fora do escopo desta conversa: apuração de tributo, obrigação acessória e a nota que a construtora emite continuam com o time fiscal e com o contador. O que se automatiza aqui é a verificação da nota que a construtora recebe, antes de ela entrar no ERP.

A exceção precisa ser tratada como exceção

Este é o ponto que separa uma automação que dura de uma que é abandonada em seis meses. Num processo manual, tudo é exceção, porque toda nota passa pelas mesmas quatro paradas. Num processo validado antes, a exceção é só o que não fechou.

A diferença prática é grande. O time deixa de trabalhar por fila de entrada e passa a trabalhar por fila de pendência. Em vez de abrir cem notas para achar as sete que têm problema, ele recebe as sete, cada uma com o desvio já nomeado: preço acima do pedido, quantidade menor que a faturada, unidade divergente do cadastro. A pessoa entra no processo já sabendo o que decidir, e o ofício fiscal é gasto onde ele vale.

Automatizar não é fazer a máquina digitar. É fazer a máquina decidir tudo o que é comparação, para que a pessoa decida só o que é julgamento.

Automatizar o lançamento de nota fiscal com o ERP já implantado

Uma dúvida comum de quem está em implantação de ERP, ou terminou uma há pouco, é se automatizar o lançamento significa mexer no que acabou de ser configurado. Não significa. A validação acontece antes, numa camada própria, e o ERP recebe o documento pronto: o título é gerado nele, o custo é apropriado nele, o registro é dele.

Em produção hoje, o NF Check-in roda sobre Sienge e MXM, e 11 dos 13 clientes da OnSAC usam o produto. O Go-Live acontece em 7 a 8 semanas.

Se a sua construtora está avaliando por onde começar, comece medindo as quatro paradas. Quantas notas chegam sem o pedido informado, quantas exigem conversão de unidade, quantas divergem em preço ou quantidade e quantas são lançadas sem que ninguém do canteiro tenha confirmado a entrega. O tamanho dessas quatro filas é o tamanho do ganho disponível.

Perguntas frequentes